AKL Summit & Expo 2017 todisti sen jälleen – tapahtumatuotanto on niiiiin paljon muutakin, kuin varsinaisen tapahtuman läpivienti

CASE

AKL Summit & Expo 2017 todisti sen jälleen – tapahtumatuotanto on niiiiin paljon muutakin, kuin varsinaisen tapahtuman läpivienti

CASE

AKL Summit & Expo tapahtuma on Pohjoismaiden suurin autoalan kohtaamis- ja oppimistapahtuma, joka kokoaa alan päättäjät sekä tulevaisuuden menestyjät vuosittain saman katon alle. Tämän vuoden tapahtuma järjestettiin 21.11. Finlandia-talolla Helsingissä. Tapahtumassa oli läsnä yli 700 henkilöä.

Tuotannot huipentuvat tapahtumaan

Tapahtumatuotanto on prosessi, joka pitää sisällään lukuisia tunteja koordinointia, suunnittelutyötä, aineistojen ja materiaalien tekoa sekä itse tapahtuman valvomisen. Tapahtuma huipentuu tapahtumapäivänä, jolloin kaiken pitää olla valmiina ja huomioituna. Tässä jutussa kerron lyhyesti, mitä teimme AKL Summit & Expo-tapahtumaan.

AKL Summit & Expo 2017- tapahtuman tuotantoa käynnisteltiin noin vuosi sitten, juuri edellisen tapahtuman päätyttyä. Tapahtuman markkinointia varten luotiin verkkosivusto, jolle tehtiin iso kasa erilaista sisältöä tapahtuman ohjelmasta, puhujista ja ajankohtaisista asioista. Sivua päivitettiin säännöllisesti, jotta sisältö oli ajankohtaista läpi projektin etenemisen. Lisäksi sivusto tehtiin englanniksi kansainvälisiä vieraita ajatellen. Markkinointia ja tapahtuman aikaista viestintää varten kehitettiin myös tapahtumasovellus, joka korvasi muun muassa printatun käsiohjelman. Sovellukseen koottiin kaikki tapahtuman oleelliset asiat reaaliaikaisesta ohjelmasta tapahtumatilan pohjakarttoihin. Lisäksi sovellukseen tehtiin omat sivut tapahtuman kumppaneille.

AD – onnistuneen tapahtuman supersankari

Tapahtumassa järjestettiin salien asiaohjelman lisäksi Expo, joka käsitti tapahtumakumppaneiden näyttelyalueen. Näyttelyalueella oli noin 25 kumppanipistettä, jotka kaikki toteutettiin kumppaniyritysten toivoman visuaalisen ilmeen mukaisesti, yhteistä linjaa noudattaen. Lisäksi tapahtuma-alueelle suunniteltiin ja toteutettiin suuri määrä erilaisia tapahtumailmeellä varustettuja opasteita, lippuja, printtejä, lattiateippauksia, nimikylttejä, sähköisiä- ja printtikutsuja sekä sähköisiä opasteita. Tapahtumaa tuottaessa AD:sta tulee yksi tärkeimmistä resursseistasi!

Tapahtumassa tarvitaan teknistä tuotantoa, joka vaatii suuren määrän suunnittelua ja yksityiskohtaista osaamista. Tekninen tuotanto pitää sisällään muun muassa lavojen ja screenien visuaalisuuden ja toteutuksen suunnittelun, rakennuksen ja valvonnan tapahtuman aikana.

Kuvassa päälavan suuri 12m leveä screen sekä muuta tätä tapahtumaa varten rakennettua salin visualisuutta. Näyttävässä salissa myös screenien materiaalit pääsevät oikeuksiin!

Tapahtumaan käsikirjoitettiin ja tuotettiin useita videoita, jotka esitettiin tapahtuman aikana pääsalin suurella screenillä. Videot koostuivat muun muassa tapahtuman pääyhteistyökumppanivideoista, pääsalin screenin intro– ja puhujavideoista sekä seuraavan vuoden tapahtuman julkistusvideosta.

Ensi vuoden tapahtuma järjestetään 23.10 Finlandia-talolla ja seuraavan vuoden tapahtuman julkistus tehtiin näyttävästi suurella screenillä videon muodossa tapahtumapäivänä. Tämän lisäksi ensi vuoden tapahtuman markkinointia on aloiteltu tekemällä tapahtumasivulle uutta sisältöä sekä avaamalla ilmoittautuminen.

Tällä hetkellä puramme tämän vuoden tapahtumaa, mutta samalla kehitämme jo ensi vuoden kuvioita. Tavoitteenamme on aina kehittyä ja olla parempia kuin edellisenä vuonna.  Haluamme, että tapahtuma on ja pysyy uudistumiskykyisenä. Tapahtuman kehitystyö on sujuvaa, kun sitä tehdään yhteistyössä luottamukseen perustuvissa kumppanuuksissa ja innostavassa, positiivisessa ilmapiirissä. Ja tällainen yhteistyökuviohan on tietty ihan normaali i2:n ja sen asiakkaiden kesken!

Annina Huovila / 1.12.2017