Tapahtuman arvokkainta antia on verkostoituminen

STORYDESIGN

i2 sai tehtäväkseen solmia merellisen suurtapahtuman The Tall Ships Racen kumppanuudet paikallisesti ja valtakunnallisesti. Onnistuimme mainiosti, sillä tuloksena oli yhteensä yli 50 yhteistyökumppania sekä 2,8 miljoonan euron sponsorisopimuskanta.

Yleisötapahtumien luvattu kuukausi on Suomessa kiistatta heinäkuu, jolloin valinnanvaraa on tapahtumien osalta enemmän kuin Vilkkilässä kissoja. Me valitsemme tapahtumakohteeksemme tänä kesänä koko vuoden suurimman ja näyttävimmän tapahtuman kun maailman suurimmat purjelaivat tulevat Suomeen ja valloittavat Kotkan 13.-.16.7. ja Turun 19.-.23.7. kattavan oheisohjelman säestyksellä. Olemme päässeet mukaan tekemään The Tall Ships Races -tapahtumaa sekä valtakunnallisten että paikallisten yhteistyökumppanuuksien hankinnan kautta ja meillä on ilo olla kesällä paikalla Kotkan kantasatamassa ja Turun Aurajoen rannalla ihastelemassa, minkälainen kokonaisuus kuukausien työstä lopulta muodostuu.

Suurtapahtuman tekeminen on kuin palapeli, josta tulee valmistuttuaan värikäs ja näyttävä taideteos. Alkuun on pieniä, suuria, pyöreitä, soikeita ja neliskanttisia palasia. Välillä mukaan eksyy vääriä paloja ja toisinaan taas palasia korvataan kokonaan uusilla.

Kokonaisuus rakentuu pala palalta ja lopullinen taideteos on nähtävissä kunnolla vasta kun tapahtuma on ohi

Välillä jo rakennetut alueet hajoavat ja toisinaan palaset loksahtelevat paikalleen kuin itsestään. Tästä on kyse myös suuren yleisötapahtuman tekemisessä. Kokonaisuus rakentuu pala palalta ja lopullinen taideteos on nähtävissä kunnolla vasta kun tapahtuma on ohi. Tätä ennen mukaan mahtuu jännitystä, epävarmuutta, ylämäkiä, alamäkiä, mutta ennen kaikkea onnistumisen tunteita, ainutlaatuisia kohtaamisia ja hienoja elämyksiä.

Mikä siinä nyt sitten on niin hienoa? Vastauksen voi kiteyttää kahteen sanaan: Yhdessä tekeminen.

Palaset eivät liiku tai muuta muotoaan itsestään vaan rakentamisen takana on aina ihminen. Tall Ships Races -tapahtuman osalta voidaan puhua jo suuresta tiimistä, joiden jäsenet tulevat eri alojen yrityksistä ja organisaatioista. Kumppaneilta kysyttäessä tapahtuman hedelmällisintä ja arvokkainta antia ovatkin verkostoitumisen tuomat mahdollisuudet, yhdessä tekeminen sekä ainutlaatuisten ja muilta ulottumattomissa olevien elämysten tavoittaminen. Tapahtumaa edeltävät kumppaneille järjestettävät verkostoitumistilaisuudet takaavat, että tapahtumassa mukana olevat osapuolet pääsevät vaihtamaan ajatuksiaan, pohtimaan yhdessä ratkaisuja sekä miettimään, kuinka yhteistyötä voisi tiivistää entisestään myös palapeliraamien ulkopuolella.

– Minä tässä taas hei – oliko se väri sininen?

Ja vastapuoli luurin toisessa päässä tietää ilman tarkempia selityksiä, että kyse on siitä länsirannalla olevan kolmannen lavan pohjoispuolella olevan banderollin oikean yläreunan alimmasta logosta. Kotkan ja Turun kaupungin Tall Ships Races -organisaatiot ja kaiken kaikkiaan yli 50 tapahtuman yhteistyökumppania ovat kuluneen vuoden aikana tulleet tutuiksi niin meille kuin toisilleen. Tapahtuman suunnittelu, markkinointi, viihdyttävän ja vetovoimaisen tapahtuma-alueen rakentaminen sekä parhaan palvelukokonaisuuden takaaminen satatuhatpäiselle tapahtumayleisölle edellyttää aktiivista tiimityötä, jatkuvaa yhteydenpitoa ja säännöllistä askelmerkkien tarkistusta, jotta saavutetaan se kaikille yhteinen tavoite: Suomi100 -vuoden upein ja houkuttelevin tapahtuma.

Heinäkuu lipuu kohti vauhdilla ja yhdessä rakennettu palapeli alkaa olla viimeisiä pieniä palasten viilauksia vaille taideteos. Tule paikalle katsomaan millainen – niin tekee noin miljoona muutakin.

Anu Varila / 2.6.2017